Raison n°3 : c’est en phase avec les nouvelles attentes des salariés La dématérialisation des bulletins de paie s’avère avantageuse, aussi bien pour l’employeur que pour le salarié. Enfin, en ce qui concerne l’archivage du bulletin de paie, le salarié se réserve le droit de le conserver aussi longtemps qu’il le voudra. Mais cela ne signifie pas qu’il faut mener ce projet les yeux fermés. Exercice du droit d’opposition du salarié Le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, avant ou après la première émission d’un bulletin de paie … En matière de dématérialisation des documents RH, le bulletin de paie est un bon début.Simple et rapide à instaurer en entreprise, l’envoi des bulletins de paie sous forme électronique est encouragé par la loi française ces dernières années. A l’heure actuelle, la plupart des pièces du dossier RH sont déjà traitées de façon électronique. Il lui incombe aussi de garantir l’accès aux bulletins de paie pour une durée de 5 ans minimum. est d’autant plus intéressant en termes de ROI ; surtout quand le Composant Coffre-Fort Numérique est associé à une solution de signature électronique. Ainsi, vous n’aurez rien à craindre des vols ou des pertes de données. Afin de favoriser la dématérialisation du bulletin de paie, la loi « Travail » prévoit qu’à compter du 1er janvier 2017, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, à condition que le salarié ne s’y oppose pas. Le décret 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie a inversé le principe d’option pour la fiche de paie. Comment dématérialiser les bulletins de paie ? Les conditions de mise en place du bulletin de salaire dématérialisé sont gérées par l’article 54 de la loi travail. Dématérialiser le document en question permet aussi de simplifier les formalités administratives pour les équipes. La solution KOMI Doc de Konica Minolta permet de distribuer vos documents à moindres coûts et de manière instantanée. Remarque : les délégués du personnel doivent être préalablement informés de la mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie. 1) Informer les salariés. Les mentions obligatoires sont : En ce qui concerne la protection des données et la préservation des documents, l’employeur doit stocker directement la fiche de paie dématérialisée dans un coffre-fort numérique sécurisé. Qu’est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie ? © Konica Minolta Business Solutions France. Hébergé dans un data center 100% français, certifié ISO 27 001 et hautement sécurisé, le service d’archivage électronique vous permet de conserver sur plusieurs dizaines d’années l’ensemble des bulletins de salaire et de les garantir contre tous risques de perte, de falsification ou de destruction. Depuis 2009, il peut également être remis au format numérique sous réserve d’être conforme à … Ce mode de fonctionnement, appelé « opt out », est le plus plébiscité par les entreprises. Au niveau légal, l’employeur doit choisir les modalités dans lesquelles il garantit la conservation des bulletins de paie électronique ; soit pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans (âge mentionné au dernier alinéa de l’article L-1237-5 du Code du travail, augmenté de 6 ans). L’employeur a l’obligation de remettre un bulletin de paie à son salarié. Pour une entreprise, dématérialiser ses bulletins de paie permet de faire des économies sur les dépenses d’impression, de consommables et d’affranchissement. En total accord avec la loi de simplification du Droit du Travail et le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 exprimant que l’employeur peut envoyer par défaut les bulletins de paie sous forme électronique, sauf si le salarié s’y oppose. Les questions liées à la sécurité des données doivent donc avoir leur place dans les conversations des DRH et des DSI. Un bulletin de paie dématérialisé doit contenir les mêmes mentions obligatoires qu’une fiche de paie en version papier. Nous avions évoqué la dématérialisation des factures et des bulletins de paie dans nos précédents articles, voyons maintenant comment dématérialiser les contrats. Cependant, les responsables doivent prendre des mesures pour protéger la fiche de paie de chaque employé envoyé par mail. La dématérialisation des bulletins de paie s’avère avantageuse, aussi bien pour l’employeur que pour le salarié. L’entrée en vigueur de la loi El Khomri depuis le 1er janvier 2017 aura incontestablement marqué une nouvelle étape en matière de gestion des bulletins de paie. Plus important encore, elle permet de réduire les dépenses, et ce, de manière considérable. Depuis 2017, les bulletins de paie ont été simplifiés.Plus encore : ils ont été dématérialisés.Si ce procédé signe progressivement la fin de l’impression papier des bulletins de paie, il s’accompagne cependant de certaines contraintes qu’il est bon de connaître.Livli, votre expert-comptable en ligne, vous en dit plus sur l'établissement de fiche d e pai e en ligne. Ce sont, entre autres, les questions auxquelles nous allons répondre dans ce billet. Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises ont la possibilité de le délivrer de façon dématérialisée. Quelles sont les limites entre la fiche de paie dématérialisée et le RGPD? Depuis votre logiciel de paie, lancez une impression virtuelle de l’ensemble de vos bulletins de salaire. « Les feuilles de paie sont des documents qui, par nature, contiennent des données personnelles sensibles et entrent à ce titre dans le champ du RGPD », fait remarquer Me Aurélien Casaubon, avocat au cabinet SF Conseil & Associés. Mieux comprendre l’économie comportementale. garantir l’intégrité des données personnelles. Aujourd’hui, grâce à l’évolution technologique, il est tout à fait possible de les dématérialiser. Aussi, pour éviter les impressions et réimpressions inutiles, une gestion dématérialisée s’impose. Ainsi, à compter du 1 er janvier 2017, sa remise peut être généralisée sauf pour les salariés s'y opposant individuellement. Les employeurs ont l’obligation de remettre un bulletin de paie à chaque salarié. Afin de pouvoir dématérialiser vos factures, il est nécessaire de vous prémunir d'un certificat Cachet Signature RGS **. Dématérialiser les bulletins de paie sans l'aval des salariés La loi Travail a renversé la logique jusqu'alors applicable en matière de remise d'un bulletin de paie dématérialisé. → Les entreprises peuvent donc organis… À la Une 27 Mar 2018. Dématérialisez vos bulletins de paie. L'article L. 3243-2 du Code du Travail autorise les organisations françaises à dématérialiser leurs bulletins de paie. D’ailleurs, il peut s’en servir en cas de litige. Dans le cas d’une version électronique, faut-il simplement l’envoyer par mail ? Certes, depuis mai 2009, le gouvernement autorise les entreprises à digitaliser les bulletins de paie. Les conditions nécessaires à sa mise en place. La dématérialisation des fiches de paie fais partie d’un processus global de numérisation des documents administratifs. Depuis 2017, le gouvernement a instauré un cadre législatif favorable à la dématérialisation des bulletins de paie. Pour répondre à cette obligation en vigueur, KOMI Doc est certifié NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique et son espace sécurisé de conservation est labellisé CFE par la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance). La mise en place du bulletin de paie électronique répond à certaines conditions légales. On parle alors de bulletin de paie dématérialisé, ou bulletin de paie électronique. Mise en place de la fiche de paie dématérialisée . Toutefois, la loi n’explique pas les moyens par lesquels l’employeur devra recueillir ce consentement, soit par contrat soit par voie de signature électronique. Les avantages pour l’entreprise. La dématérialisation des bulletins de paie repose sur un concept simple : les documents sont stockés dans un coffre-fort numérique entièrement sécurisé. © Tout savoir sur la création d'entreprise. Le but est de faire des économies immédiates, estimées en moyenne à 33 … Avez-vous le droit de dématérialiser les bulletins de vos salariés sans leur accord préalable ? En cas de transition entre papier et bulletin de paie électronique, il est nécessaire de prévenir les salariés concernés de ce futur changement, et ce au moins 1 mois à l’avance.. Le Bulletin de Paie Electronique, version numérique du bulletin papier, se banalise dans les entreprises et parmi les salariés. En aucun cas la législation RGPD n’interdit l’envoi de fiche de paie par mail. En effet, grâce à ce système, plus besoin d’investir dans du papier ou encore de l’encre. Pagga se charge de le découper et grâce à son algorithme automatique de reconnaissance des PDF, il met les fiches de paie … Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ? Dématérialiser, partager et archiver les documents. Plus important encore, elle permet de réduire les dépenses, et ce, … L'e-bulletin, la fiche de paie innovante et ses atouts. Aussi lier aux bulletins d’autres documents RH (contrats, avenants, attestations, notices d’information, etc.) D’abord, l’employeur doit obtenir le consentement de son salarié. Pour les entreprises, la dématérialisation des bulletins de paie se présente avant tout comme une solution gain de temps. Sign up now to receive breaking news and to hear what's new with our website! Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ? Quels que soient le montant et la nature de la rémunération, l’employeur se doit de remettre un bulletin de paie à chaque salarié. Toutefois, depuis le 1er janvier 2017, la loi El Khomri, dite loi Travail, change la donne en affranchissant les entreprises de l’accord de leurs salariés. Dématérialiser les fiches de paies: avantages, inconvénients et aspect légaux. Comment dématérialiser les bulletins de paie ? Le bulletin de paie électronique ne signifie pas que les bulletins seront simplement des feuilles de paie scannées puis envoyées par E-mails. Gain de temps, réduction des coûts administratifs, confidentialité du processus, archivage… Dématérialiser les bulletins de paie de ses salariés présente de nombreux atouts pour un employeur.Toutefois, la mise en place du bulletin de paie électronique dans une entreprise nécessite de prendre quelques précautions en amont et de respecter certains principes. Concrètement, la dématérialisation des bulletins de paie, cela représente moins de papier à stocker, et d’enveloppes à envoyer, moins de risques de sécurité liés à la perte de documents… au profit de plus de relationnel et d’actions de fonds. De plus, pour la conservation des documents, il n’aura plus à utiliser des classeurs volumineux.
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